Présentation

Réussir au mieux son exercice d’analyse et présentation !

Vous voici invité·e à un Assessment Center et le premier exercice est intitulé “Analyse et Présentation”.
Comment l’aborder au mieux ?

Quel est le but de l’exercice ?

Il vise surtout à évaluer vos aptitudes d’analyse, d’organisation, de collaboration et de persuasion.
Il prend souvent la forme d’une étude de cas, où vous devez analyser une situation déterminée, définir un plan d’action, souvent pour résoudre des problèmes et/ou améliorer la situation, et enfin présenter oralement vos recommandations.
L’expertise ne joue aucun rôle, vous êtes plongé dans un environnement général “fictif”. Il n’y a donc pas nécessairement de lien avec votre futur environnement de travail.
Par contre, le rôle qui vous est attribué est le plus souvent fonction de votre futur scope de responsabilités, par exemple, spécialiste, chef de projet, chef de service, directeur de département, directeur général...).

Comment se déroule l’exercice ?

D’abord, vous avez accès à des documents, au format papier ou digital. Ils décrivent la situation actuelle et vous donnent les consignes de votre mission.
Vous avez ensuite un temps de préparation, environ une heure dans la plupart des cas, pour prendre connaissance du dossier et préparer votre présentation.
Enfin, vous présentez vos recommandations durant 10 à 15’ à un “assesseur”, qui représente à priori votre manager direct.  S’en suit souvent une discussion sur vos propositions (de 10 à 15' également).

La préparation : à quoi être attentif ?

  • Première chose : lisez (et relisez) votre mission. Qu’est-il précisément attendu de vous ?
  • Ensuite, commencez à travailler de manière méthodique et structurez votre analyse.
  • Considérez tant la situation actuelle (as is) que la situation future (to be) que vous souhaitez atteindre. La différence entre ces deux états constitue votre “terrain de jeu”.
  • Le temps est limité, allez rapidement à l’essentiel. Vous n’aurez pas la possibilité de tout analyser dans les moindres détails.
  • Autant d’emblée adopter une vue globale en repérant les éléments clés et en identifiant les principaux enjeux. Vous pouvez d’ailleurs les noter directement sur vos slides afin d’avoir un premier canevas de votre présentation.
  • Distinguez les éléments importants et urgents.
  • Il peut être judicieux aussi de faire une analyse “SWOT” reprenant les points forts / faibles de la situation actuelle et les opportunités / risques vis-à-vis de la situation future.
  • Ne confondez pas vitesse et précipitation en tirant des conclusions hâtives. Envisagez la situation sous différents angles : stratégique - opérationnel, court-terme - long-terme, humain - budgétaire, interne - externe...
  • Pensez à différentes alternatives possibles, avec leurs atouts et faiblesses, avant de vous prononcer définitivement. Ne restez pas dans l’incertitude ou le flou : tranchez.
  • Comme dans la vie réelle, il n’y a pas de solution unique à trouver, encore moins de solution miracle. Mais certaines sont plus pertinentes et cohérentes que d’autres.
  • Dès que vous avez choisi votre approche, il vous reste deux points importants à développer :
    • Votre feuille de route, sous forme d’un plan d’action, qui vous mènera de la situation actuelle à la situation future et aux objectifs que vous vous fixez. S’agissant souvent d’un travail d’équipe, précisez bien le qui, fait quoi, et pour quand. Privilégiez une approche transversale et multidisciplinaire.
    • Votre argumentaire pour convaincre votre interlocuteur de la pertinence de vos propositions et l’inciter à prendre action dans le sens que vous souhaitez.
Jetez régulièrement un œil sur le minuteur et laissez-vous quelques minutes pour vous remettre votre plan en tête avant la présentation.

La présentation : comment augmenter votre impact ?

  • Dites-vous que le but de la présentation est moins d’expliquer votre point de vue que d’en convaincre votre interlocuteur.
  • Pour plus de clarté, structurez votre intervention selon le triptyque classique : introduction - développement - conclusion.
  • Soignez votre introduction, présentez-vous brièvement, annoncez le sujet et l’agenda de la réunion.
  • Ensuite, développez votre argumentaire :
    • Donnez du sens à votre projet (pourquoi).
    • Présentez succinctement votre analyse de la situation actuelle (as is) et ses enjeux.
    • Précisez votre ambition et les objectifs que vous souhaitez atteindre (to be). Décrivez vos objectifs comme vous le feriez pour votre destination de vacances. Il faut que votre interlocuteur puisse la visualiser, un peu comme avec une carte postale.
    • Déclinez les principales phases de votre plan d’action (comment) avec les personnes que vous impliquez et les ressources nécessaires (humaines, budgétaire, temps...).
  • Pour conclure, faites la synthèse des points clés de votre proposition et prévoyez une incitation concrète à l’action, c’est à dire ce que vous attendez concrètement de votre interlocuteur. Remerciez-le pour son attention.
Ici aussi gardez un œil sur le minuteur durant votre présentation pour respecter le temps imparti.

Le but de la présentation est moins d’expliquer votre point de vue que d’en convaincre votre interlocuteur.

La séance de questions / réponses : stimulez le dialogue !

Dans la discussion qui va suivre, votre interlocuteur va vous poser différentes questions pour vous permettre de clarifier certains points.
  • Considérez ses questions comme des perches qu’il vous tend et des opportunités supplémentaires de marquer des points plutôt que comme des objections. Évitez d’être sur la défensive, soyez ouvert à ses arguments, intégrez ceux qui vous semblent pertinents et rebondissez de manière souple.
  • S’il vous challenge, réfléchissez avec lui/elle plutôt que de vous braquer... ou de vous liquéfier. Ecoutez, envisagez sa proposition comme une alternative possible, posez des questions en retour, mettez en évidence les avantages et inconvénients, avant d’affiner et/ou confirmer votre position.
  • Derniers conseils : impliquez-vous au maximum dans la situation et prenez votre rôle à cœur, vous serez d’autant plus crédible et convaincant.

Un cas spécifique : l’exercice de groupe

Si vous êtes fraîchement diplômé·e ou que cela se passe en interne dans votre société, il se peut que l’exercice se fasse en groupe.
La dynamique est identique, toutefois l’analyse se fait collectivement et la présentation pend la forme d’une discussion sur les solutions envisagées. Plusieurs assesseurs vous observent tant durant la préparation que la discussion finale.
  • Soyez ici attentif à toutes les informations échangées, écoutez autant que vous ne vous exprimez.
  • Ne cherchez pas absolument à vous imposer comme le meneur. Assurez-vous plutôt de faire avancer la discussion, d’être certes force de proposition mais aussi de stimuler les autres à exprimer leur point de vue.
  • En fonction de votre nature, contribuez à la recherche de solutions et essayez d’apporter un plus dans la dynamique du groupe.
Voilà, j’espère que ces quelques conseils vous permettront d’aborder au mieux votre prochain exercice d’analyse et présentation.

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Très impatient de lire vos commentaires ci-après et d’échanger avec vous.

Beaucoup de succès et à très bientôt!
Jean-Luc

Réussir au mieux son jeu de rôle managérial !

Dans le programme de votre Assessment Center apparait soudain un “Jeu de rôle”.

Cela provoque chez vous un léger vent de panique ?

Voyons ensemble comment aborder au mieux cet exercice, qui peut d’ailleurs se révéler très amusant !

Quel est le but de cet exercice ?

Il vise surtout à évaluer votre capacité à diriger, motiver, coacher et souder une équipe.

L’exercice prend la forme d’une étude de cas fictive, où vous devez préparer un entretien avec un·e futur·e collaborateur·trice.

L‘environnement (secteur) dans lequel vous êtes plongé·e n’est pas nécessairement identique à votre futur contexte de travail. Cela n’a pas vraiment d’importance vu que l’expertise technique n'intervient pas.

Par contre, le rôle qui vous est attribué est le plus souvent fonction de votre futur scope de responsabilités, par exemple chef de projet, chef de service, directeur de département, directeur général...).

Comment se déroule l’exercice ?

D’abord, vous avez accès à des documents, au format papier ou digital. Ils décrivent la situation actuelle et vous donnent les consignes de votre mission.

Vous disposez d’environ 30’ dans la plupart des cas, pour prendre connaissance du dossier et préparer votre entretien qui durera aussi environ 30’. Le rôle de votre collaborateur sera joué par un “assesseur”.

Enfin, après l’entretien, vous devez parfois rédiger une note de synthèse dans laquelle vous faites vos recommandations à votre manager pour résoudre les problèmes et améliorer la situation (30’ également).

Comment gérer au mieux l’entretien ?

Attitude générale

  • Soyez vous-même. Ne singez surtout pas le comportement de quelqu’un d’autre. Ne sur-jouez pas
  • Gardez le contact visuel avec votre interlocuteur
  • Ne restez pas figé sur vos notes, faites preuve de suffisamment d’ouverture et de flexibilité. Il n’y a pas une bonne solution à trouver.
  • Soyez à l’écoute, posez des questions ouvertes.

Préparation

  • Lisez (et relisez) votre mission. Qu’est-il précisément attendu de vous ?
  • Privilégiez une approche neutre et factuelle. Prenez aussi en compte les sentiments et émotions.
  • Le temps est limité, allez rapidement à l’essentiel. Vous n’aurez pas la possibilité de tout analyser dans les moindres détails.
  • Adoptez d’emblée une vue globale en repérant les éléments clés et en identifiant les principaux enjeux.

Introduction : Formulez objectivement le problème

  • Mettez votre interlocuteur à l’aise, brisez la glace par quelques mots de bienvenue et de courtoisie.
  • Présentez-vous brièvement. Annoncez clairement l’objectif de l’entrevue et vos attentes.
  • Apprenez à connaitre votre interlocuteur·trice, ses besoins et motivateurs.
  • Présentez de manière factuelle et neutre les éléments clés en votre possession.

Discussion : Recherchez un consensus fort

  • Demandez le point de vue de votre interlocuteur·trice. Ecoutez le·la et montrez-vous ouvert·e.
  • Plutôt que d’imposer votre solution, testez la faisabilité de différentes possibilités.
  • Impliquez votre collaborateur·trice et incitez-le·la à proposer aussi des pistes de solutions.
  • Essayez de dégager un consensus qui réponde à votre objectif global tout en intégrant les souhaits de votre collaborateur·trice.
  • Validez ces dernières avec lui·elle. Assurez-vous d’obtenir son engagement explicite.
  • Proposez-lui votre aide et soutien dans leur mise en œuvre.

Conclusion : Planifiez la mise en oeuvre

  • Convenez des critères de succès et les principales modalités.
  • Discutez de l'implémentation concrète des étapes. Fixez déjà un premier rendez-vous de suivi.
  • Félicitez-vous d’avoir atteint l’objectif et remerciez-le·la pour son engagement.

Rapport

  • Ne faites pas un rappel de l'historique de la situation (style procès-verbal). Ce sont vos idées qui comptent.
  • Privilégiez les solutions concrètes et constructives.
  • Synthétisez les objectifs convenus et les principales étapes.
  • Assurez votre manager de votre engagement personnel.

Voilà, j’espère que ces quelques conseils personnels vous permettront d’aborder au mieux votre prochain jeu de rôle managérial.

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Très impatient de lire vos commentaires ci-après et d’échanger avec vous.

Beaucoup de succès et à très bientôt !

Jean-Luc